Procédure pour le Bolerama

Bonjour à tous, voici la procédure que j'ai pris pour nos activités précédentes soit 2010-2011-et 2012..

1. 1 Choisir un camping qui peut nous accueillir situé (dans mon cas entre Rivière du Loup et Drummondville (choix personnel) C'est pas si évident, il doit pouvoir accueillir 150 roulottes et avoir les infrastructures nécessaires (eau électricité pour tous) J'ai eu de très bons  commentaires sur le camping Ponte aux Oie de Montmagny.
2. Aviser les membres du camping choisie et voir si il y a de bonnes raisons de pas aller à cet endroit .
3. Appeler le proprio du camping et l'informer que notre rencontre pourrait avoir lieu à son camping et avoir les infos nécessaires (disponibilité, prix du forfait, salle communautaire, feu communautaire, etc) et lui mentionner que l'on serai surement plus de 100 roulottes voir même 150 et que nos équipements sont tout petits.!
4. je mentionne aussi au proprio que les gens paie en arrivant au camping lors de notre activité en mentionnant qu'ils font parti du Bolerama (à ce moment là, les membre ont l'escompte négocié pour la fin de semaine).
5. Premier arrivé, premier servi, je m'entend avec le proprio afin d'avoir une section réservé à notre activité et je m’informe aussi si  il y a des restrictions pour le nombre d'inscriptions.
6. Comme les gens paie leur camping en arrivant et que notre activité en hors saison , je n'ai jamais eu à payer d’acompte pour la réservation et de toute façon je refuserai de la faire. N'oublions pas que sans le Bolerama les propriétaire aurais peut-^ âtre 10-15  % de leur camping occupé tout au plus .
7. J'envoie une liste des gens inscrit à chaque mois en fichier word afin que le proprio s'ajuste au fur et à mesure que les inscriptions arrivent et qu'il soit bien informé.
8. Je confirme le tout par écrit et j'imprime le document (j'aurai du le faire pour Stoneham)
9. Très, très important! j'écrit toute les informations et procédure dans le Blogue afin que ce soit le plus clair possible pour nos membres.
10. J'ouvre et prend les inscriptions et retourne une confirmation  par courriel à chacun des membres.
11. J'ajoute le nom de la personne sur le Blogue dans l'onglet liste de personnes inscrites au Bolerama

Je ne m'occupe pas du tout de l'argent c'est souvent des sources de chicanes.

Je me suis évertué à garder cette rencontre le plus simple possible afin que les gens aient le moins de contraintes possible.

 Comme je dis souvent le but premier du Bolerama est de rencontrer d'autres passionnés de petites roulottes Boler-Trillium et de camping. 

Moi durant le Bolerama je jase beaucoup avec les gens je joue de la musique un peu ...   et ça me satisfait pleinement .  On a tellement fait d'agréable rencontres !

Si des gens veulent organiser et faire des activités, libre à eux de le faire,  c'est super ! 

Ma devise est la suivante 
Vivre et laisser vivre !

En espérant que cela puissent vous aider dans votre démarche !


ux plaisir de se voir sur un camping ou peut-être au prochain Belerama 
Jluc

Message très important!

Bonjour à tous,

Comme plusieurs d'entre vous le savez déjà, nous partons à l'aventure dans l'Ouest américain à l'été 2013. Nous nous rendons jusqu'à Victoria en passant par l'Ouest américain et notre retour se fait en avion le premier août, un périple de 40 jours. Durant cette période je ne pourrai pas répondre convenablement aux inscriptions.

Nos amis viendront nous rejoindre en avion à Victoria et ramèneront notre Boly à leur rythme. Leur retour à Rimouski est prévue pour les 7-8 septembre, ce qui est précisément la fin de semaine de notre Bolerama. Par conséquent, notre roulotte ne sera pas arrivée pour la fin de semaine ou au mieux le vendredi 6 septembre 2013. Nous ne pourrons probablement pas participer à notre rencontre annuelle. Nous saurons si la Boler est de retour que quelques jours avant la rencontre.

Pour toutes ces raisons, je ne pourrai donc pas organiser la rencontre de 2013.

Si quelqu'un veux utiliser le blogue pour le Bolerama ou utiliser son site ou blogue, ça me fera plaisir de l'aider dans la transition et je ferais suivre les courriels et inscriptions, s'il y a lieu,  aux responsables.

Que de beaux moments et de belles rencontres nous avons eu lors de ces trois Bolerama. On sent vraiment le plaisir que les gens ont à participer à cette rencontre ainsi que la passion qu'ils ont pour le camping avec leur petite coquille.

Bravo à tous pour votre belle joie de vivre, ça m'impressionne à chaque année.
Le succès de cette rencontre c'est surtout et avant tout les gens qui y participent!

À la suite de nombreuses  discussions avec des membres, voici quelques petites améliorations qui seraient faciles à réaliser lors d'une éventuelle rencontre.

Cette année, comme nous étions près de 130 roulottes au rendez-vous, ça faisait beaucoup de monde! Comme  la propriétaire du camping nous a dispersée un peu partout sur le camping, c'était très difficile de retrouver et d'avoir les informations sur les gens qui avaient promis une activité tels que exposition, inscriptions, autocollants, etc).

La proposition géniale que j'ai eu d'un membre est de placer 2 babillards à la réception ou à l'entrée du camping. Au  premier babillard, les informations générales seraient indiquées sur le fonctionnement du Bolerama. Les activités déjà prévues lors de notre rencontre (feu, souper communautaire, visites, etc.) serait indiquées sur celui-ci. Le deuxième babillard se compléterait lors de l'arrivée au camping, soit le numéro des sites où il y a une activité et les nouvelles ponctuelles (vente d'autocollants, vente de garage, concours,  exposition ,organisateurs, lieu et heure de rassemblement pour la photo de groupe, etc.). La feuille d'inscription à coller sur notre coquille serait donnée à la réception dès notre arrivée.De cette façon, ce sera beaucoup plus facile de s'y retrouver. Les membres pourraient placer leurs annonces sur le babillard et les consulter à leur guise.

Il faudrait avoir par écrit les prix et modalités du propriétaire du camping.
-Prix et conditions du forfait
-Réservation du centre communautaire en cas de pluie (cela n’empêche pas les non-membres de se joindre à nous)
-Bois fourni pour le feu communautaire
-Aide des employés du camping pour le déplacement des tables.
-Etc.

Cette année, on m'avait assuré par téléphone que l'on aurait accès  au centre communautaire lors de la préparation de l'activité. Mais il a été loué à autre groupe.

Ce fut fort agréable de se rencontrer pendant ces trois années.
Passez un bel hiver!

Jluc & Annie

Bolerama 2012

Bonjour à tous,

voici un petit résumé de notre Bolerama 2012. À chaque année je n'en reviens pas de la chaleur et de la bonne humeur de nos propriétaires de coquilles. C'est cela qui rend notre rencontre si agréable. Malgré un temps maussade le samedi et le peu de collaboration de la direction du camping, nous avons eu beaucoup de plaisir! Cette rencontre nous donne des tonnes de trucs et de discussions intéressantes. Que de beaux souvenirs. Voici donc quelques photos de notre activité. Merci à tous de faire de cette rencontre un événement aussi plaisant et unique .

 

L'arrivée, c'est toujours impressionnant de voir autant de coquilles! Il y en avait pour tous les goûts .

Marika a même essayé l'escalade ...

Monsieur Duclos en haut et nos deux membres du bas St-Laurent en bas .... beaux gilets !

Nouvelles importantes pour notre Bolerama 2012

Bonjour à tous,

J'ai contacté la propriétaire du camping par téléphone. Son équipe et elle sont prêts à nous accueillir pour notre super activité. Voici des informations pertinentes à savoir.

• Elle m'a mentionné que la barrière fermera  à 21 h 30 pour les arrivées. Après cette heure, les gens devront dormir à la barrière jusqu'à l'ouverture le lendemain.
• Nous aurons accès au feu central communautaire pour nos traditionnels feux de soirées.
• Nous aurons accès à des tables supplémentaires pour le souper du samedi pour ceux qui veulent, comme nous, manger ensemble. Chacun amène ce qu'il veut. Nous n'aurons donc pas besoin d'apporter la table de notre emplacement pour cette activité mais nous devrons mettre les tables fournies nous-même (nous devrons avoir des bras).
• Les gens peuvent se commander de la pizza ou même des sushis qui sont livrés directement sur le camping. Pour le souper communautaire ça pourrait vraiment être cool!  Les infos sont à l'accueil.
• Apportez votre instrument pour les soirées si vous vous sentez "game"!

On se voit vendredi  !